Watson pasa facturas

Cuando piensa en un robot, la mayoría de la gente imagina una entidad de metal y electrónica que suelda partes de carrocería, transporta mercancías automáticamente o realiza tareas monótonas repetitivas en una amplia gama de sectores económicos. Pero también hay otros robots, más bien invisibles. No están hechos de metal o plástico, sino de código. Los primeros especímenes de esta variedad han comenzado su trabajo en Schnellecke.
 
RPA

“Te acostumbras rápidamente a las cosas que te hacen la vida más fácil”, se ríe Joliana Hunt, que trabaja como especialista en créditos en el FSSC (Financial Shared Service Center) de Schnellecke. La "cosa" a la que se refiere se llama Watson y es un bot, un robot de software. Hunt describe lo que ha cambiado en su departamento: “En el pasado, la mayoría de las facturas llegaban en papel por correo a la oficina central. Eran llevadas al departamento de contabilidad por correo interno, ordenadas a mano por círculos contables y luego transferidas al software de contabilidad escaneando los documentos.”

Hoy día, cada vez más empresas envían sus facturas digitalmente por correo electrónico a Schnellecke, un total de unas 300 al día. Cada correo electrónico entrante se abría para acceder al documento de la factura adjunto e identificar al destinatario (círculo contable). A continuación, se introducía el círculo contable en el campo de asunto del correo electrónico y el correo se enviaba a SAP.

¿Y hoy? Hoy en día, Watson se hace cargo de estas actividades. El bot es capaz de leer el archivo adjunto de un correo a través de reconocimiento óptico de caracteres y utilizar la información reconocida para decidir a dónde mover el correo. Por lo tanto, puede asignar cada factura a su círculo contable y transferirla automáticamente a SAP. Todo el proceso ahora está totalmente automatizado.

 

Fácil para los humanos, difícil para el robot

“Esta tarea es ideal para un robot de software”, dice Marten Niebuhr, quien dirige el Centro de Competencias de RPA en Schnellecke y programó a Watson. Este empleado de 31 años se unió a Schnellecke hace casi tres años después de completar su máster como aprendiz digital, y ha acompañado el proyecto de innovación RPA desde el principio.

RPA significa Automatización Robótica de Procesos, es decir, la automatización de procesos mediante bots de software. Necesita un entorno de desarrollo adecuado en el que pueda calificar a los robots para tareas específicas. “Un robot puede manejar varias tareas. Cada bot de RPA es capaz de trabajar las 24 horas del día, pero finalmente alcanza los límites de su capacidad”, dice Niebuhr. “Entonces hay que añadir un segundo robot.”

En varios talleres, primero se identificaron procesos que eran adecuados para dicha automatización antes de que el proceso de recepción de facturas se definiera como el primer proyecto. “En el primer paso, me informé antes que nada sobre el proceso que se iba a automatizar”, nos cuenta Niebuhr. “En el departamento, se me mostró el proceso y se grabó un vídeo del mismo”. El vídeo entonces le sirvió como base para el desarrollo del bot.

La programación del robot no se realiza directamente en un lenguaje de programación, sino en una secuencia de acciones que se supone que debe realizar y que luego se especifican en un lenguaje de programación. Eso suena simple, pero el diablo está en los detalles, como Niebuhr sabe: “Hay acciones que son increíblemente fáciles para una persona que ve algo, por ejemplo en SAP, y sabe de qué se trata. Para el bot, tienes que desarrollar una regla para que pueda procesar lo que el ser humano reconoce correctamente de forma intuitiva.”

 

Bueno para tareas monótonas

Los empleados no necesitan conocimientos previos de TI y no necesitan dominar un lenguaje de programación para construir robots. “Johanna Gerstel, mi colega, se formó como gerente de logística. Ahora se ha involucrado en el entorno de desarrollo y ya ha automatizado su primer proceso propio”, cita Niebuhr como ejemplo.

Después de grabar un proceso para ser tomado por un robot, los fundamentos básicos tardan unos cinco días en estar listos. Lo que toma tiempo es afinar los detalles. El bot se ejecuta en su propio servidor, e incluso se lo puede ver trabajando. Algunos procesos se ejecutan en segundo plano, por ejemplo, el análisis de los datos adjuntos que no necesitan abrirse. Si Watson trabaja en SAP, por otro lado, prácticamente puede mirar por encima de su hombro y seguir sus acciones, lo que hace, sin embargo, mucho más rápido que sus colegas humanos.

“El factor más importante para el éxito de la RPA es la aceptación de nuestros colegas”, dice Niebuhr. “Los robots deben ser percibidos como colegas trabajadores y fiables. Es importante recordar que no tienen inteligencia humana. En cambio, simplemente son muy buenos haciendo tareas monótonas para sus colegas humanos.”

 

Más robots en desarrollo

Otro proyecto es el llamado ajuste de empresas vinculadas. Al hacerlo, se concilian entre sí los créditos y pasivos de las empresas individuales de Schnellecke. Dado que un gran volumen de transacciones tiene que ser acordado y esto toma mucho tiempo, actualmente la conciliación sólo se lleva a cabo dos veces al año.

Si el bot asume esta tarea, lo hará cada mes en el futuro. Esto reduce significativamente los esfuerzos personales.de coordinación. El proceso no es particularmente complejo, pero tan extenso que el robot también tarda varias horas en completarlo. Por lo tanto, está previsto que siempre haga su trabajo los fines de semana cuando los servidores SAP no están tan ocupados. “Entonces puede trabajar en paz”, sonríe Niebuhr.



Centro de Competencias Propio para Robots de Software

Cada bot tiene una función de informes integrada, que registra y resume el tiempo ahorrado por acción. Esto también facilita la determinación de los KPI. Debido al enorme potencial de la RPA, Schnellecke decidió implantar este aspecto en la organización con su propio Centro de Competencia. Con el fin de desarrollar los conocimientos prácticos necesarios de RPA en la fuerza de trabajo, el Centro de Competencias capacita a los llamados exploradores RPA, que deben identificar más procesos apropiados para RPA con sus nuevos conocimientos.

RPA también está siendo impulsado globalmente por Schnellecke. El objetivo es construir un equipo de RPA completamente funcional en México el próximo año, que luego se encargará del desarrollo de bots de RPA en México y Estados Unidos.

En el FSSC, Joliana Hunt ahora participa activamente en “su” robot, y confía en él. “Se nota cuando Watson no está trabajando”, dice. “Ahora es un miembro reconocido del FSSC.”